รู้จักโครงสร้างองค์กรทำหน้าที่อะไร สำคัญต่อธุรกิจอย่างไร

การเข้าใจเรื่องโครงสร้างองค์กรเป็นพื้นฐานสำคัญสำหรับทุกองค์กร โดยเฉพาะธุรกิจที่ต้องการเติบโตอย่างมั่นคงและยั่งยืน โครงสร้างองค์กรที่ออกแบบอย่างเหมาะสมไม่เพียงแค่กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างตำแหน่งงานต่าง ๆ แต่ยังสร้างความชัดเจนในการสื่อสาร การตัดสินใจ และการควบคุมภายในองค์กร ธุรกิจที่มีโครงสร้างองค์กรที่สอดคล้องกับกลยุทธ์และเป้าหมายจะสามารถบริหารทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินงาน และสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันในตลาด

โครงสร้างองค์กร คืออะไร

โครงสร้างองค์กร (Organizational Structure) คือ แผนผังหรือแผนภาพที่แสดงความสัมพันธ์และลำดับชั้นการบังคับบัญชาภายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจเอกชน หน่วยงานรัฐบาล หรือองค์กรไม่แสวงหากำไร ซึ่งทำหน้าที่เป็นกรอบการทำงานที่กำหนดบทบาท หน้าที่ความรับผิดชอบ และความสัมพันธ์ระหว่างแผนกหรือฝ่ายต่าง ๆ ซึ่งมีความสำคัญในการวางแผน การสั่งการ และการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล โครงสร้างองค์กรสามารถออกแบบได้หลากหลายรูปแบบตามความเหมาะสมกับลักษณะและขนาดของธุรกิจ วัฒนธรรมองค์กร และกลยุทธ์ในการดำเนินงาน 

ความสำคัญของโครงสร้างองค์กร

โครงสร้างองค์กรมีความสำคัญต่อการขับเคลื่อนธุรกิจให้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้ การออกแบบโครงสร้างองค์กรที่เหมาะสมจะสอดคล้องกับการทำงานเป็นทีม วัฒนธรรมองค์กร จำนวนพนักงาน และประเภทของธุรกิจ ซึ่งการเลือกโครงสร้างที่เหมาะสมกับองค์กร จะช่วยเพิ่มศักยภาพในการทำงานและทำให้องค์กรก้าวหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

โครงสร้างองค์กรมีความสำคัญในหลายด้าน ได้แก่ การสร้างความชัดเจนในบทบาทและความรับผิดชอบของแต่ละตำแหน่ง ช่วยลดความสับสนและการทำงานทับซ้อนกัน ทำให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยกำหนดช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจน นอกจากนี้โครงสร้างองค์กรที่ดียังช่วยให้การทำงานมีความสอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กร ทำให้ทุกคนในองค์กรทำงานไปในทิศทางเดียวกัน ที่สำคัญโครงสร้างองค์กรที่แข็งแกร่งจะรองรับการเติบโตและการขยายตัวของธุรกิจได้ดี สามารถรองรับพนักงานใหม่ การเพิ่มแผนก หรือการสร้างหน่วยงานใหม่โดยไม่กระทบต่อการดำเนินงานหลักขององค์กร

ประเภทโครงสร้างองค์กร

โครงสร้างองค์กรมีหลากหลายรูปแบบที่แตกต่างกันไปตามลักษณะการดำเนินงาน ขนาด และวัตถุประสงค์ขององค์กร แต่ละรูปแบบมีข้อดีและข้อจำกัดที่แตกต่างกัน การเลือกโครงสร้างที่เหมาะสมจะส่งผลต่อประสิทธิภาพและความสำเร็จขององค์กรในระยะยาว ไปดูกันว่าประเภทของโครงสร้างองค์กรที่พบได้บ่อย ๆ มีอะไรบ้าง

1. โครงสร้างองค์กรแบบลำดับชั้น

โครงสร้างองค์กรแบบลำดับชั้น (Hierarchical Structure) เป็นรูปแบบที่พบเห็นได้มากที่สุดและมีลักษณะคล้ายพีระมิด โดยมีผู้บริหารระดับสูงสุด เช่น CEO อยู่ที่ยอดสุด และลดระดับตำแหน่งลงมาเป็นชั้น ๆ ตามลำดับความสำคัญและอำนาจในการตัดสินใจ ข้อดีของโครงสร้างแบบนี้คือ มีเส้นทางความก้าวหน้าในอาชีพที่ชัดเจนสำหรับพนักงาน ทำให้เกิดแรงจูงใจในการทำงานเพื่อเลื่อนตำแหน่ง

นอกจากนี้ยังสร้างความชัดเจนในสายการบังคับบัญชา ทำให้พนักงานรู้ว่าต้องรายงานต่อใคร และใครมีอำนาจในการตัดสินใจในแต่ละระดับ ข้อจำกัดของโครงสร้างแบบนี้คือ อาจทำให้การตัดสินใจและการสื่อสารเป็นไปอย่างล่าช้า เนื่องจากต้องผ่านหลายระดับชั้น และอาจลดความคล่องตัวในการปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ

2. โครงสร้างองค์กรแบบตามฟังก์ชันงาน

โครงสร้างองค์กรแบบตามฟังก์ชันงาน (Functional Structure) เป็นการจัดแบ่งตามหน้าที่ความเชี่ยวชาญหรือความชำนาญเฉพาะด้าน เช่น ฝ่ายการตลาด ฝ่ายการเงิน บัญชี ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ฝ่ายปฏิบัติการ โดยแต่ละฝ่ายจะมีผู้จัดการของตนเองที่รายงานต่อผู้บริหารระดับสูง โครงสร้างแบบนี้ช่วยส่งเสริมความเชี่ยวชาญในงานเฉพาะทาง พนักงานสามารถพัฒนาทักษะในสายงานของตนได้อย่างลึกซึ้ง

นอกจากนี้ยังช่วยลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน เนื่องจากงานประเภทเดียวกันจะถูกรวมไว้ในฝ่ายเดียวกัน ข้อจำกัดของโครงสร้างแบบนี้คือ อาจทำให้เกิดการแบ่งแยกระหว่างฝ่ายและขาดการประสานงานระหว่างหน่วยงาน ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กร

3. โครงสร้างองค์กรแบบตามหน่วยงาน

โครงสร้างองค์กรแบบตามหน่วยงาน (Divisional Structure) เป็นการจัดแบ่งตามผลิตภัณฑ์ ตลาด หรือภูมิภาคทางภูมิศาสตร์ โดยแต่ละหน่วยงานจะดำเนินการเป็นหน่วยกึ่งอิสระที่มีทรัพยากรและวัตถุประสงค์ของตนเอง โครงสร้างแบบนี้เหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีผลิตภัณฑ์หรือบริการที่หลากหลาย หรือดำเนินธุรกิจในหลายพื้นที่

ข้อดีของโครงสร้างแบบนี้คือ ช่วยให้แต่ละหน่วยงานสามารถมุ่งเน้นไปที่ความต้องการเฉพาะของตลาดหรือผลิตภัณฑ์ ทำให้สามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงได้รวดเร็วและมีความยืดหยุ่นสูง นอกจากนี้ยังง่ายต่อการวัดผลการดำเนินงานของแต่ละหน่วยงาน ข้อจำกัดคือ อาจเกิดการทำงานซ้ำซ้อนระหว่างหน่วยงาน และอาจมีต้นทุนในการดำเนินงานที่สูงขึ้น

4. โครงสร้างองค์กรแนวนอน

โครงสร้างองค์กรแนวนอนหรือแบบแบน (Horizontal/Flat Structure) เป็นโครงสร้างที่มีระดับชั้นการบริหารน้อย ลดลำดับชั้นของการจัดการที่ไม่จำเป็น ทำให้ระยะห่างระหว่างผู้บริหารระดับสูงกับพนักงานระดับปฏิบัติการน้อยลง โครงสร้างแบบนี้ส่งเสริมให้พนักงานมีอำนาจในการตัดสินใจมากขึ้น และส่งเสริมการทำงานร่วมกันระหว่างทีม

ข้อดีของโครงสร้างแบบนี้คือ การสื่อสารที่รวดเร็วและตรงไปตรงมา ลดขั้นตอนในการอนุมัติ ทำให้การตัดสินใจเร็วขึ้น และส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรม โครงสร้างแบบนี้เป็นที่นิยมในบริษัทสตาร์ทอัพและอุตสาหกรรมสร้างสรรค์ที่ต้องการความรวดเร็วและความคล่องตัวสูง ข้อจำกัดคือ อาจไม่เหมาะกับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานจำนวนมาก และอาจทำให้เกิดความสับสนในบทบาทและความรับผิดชอบ

5. โครงสร้างองค์กรแบบเครือข่าย

โครงสร้างองค์กรแบบเครือข่าย (Network Structure) เป็นรูปแบบที่อาศัยเครือข่ายความสัมพันธ์แทนที่จะเป็นลำดับชั้นแบบดั้งเดิม เหมาะสำหรับองค์กรที่ว่าจ้างงานบางส่วนภายนอก (Outsourcing) และรักษาพนักงานหลักในจำนวนที่เหมาะสม โครงสร้างแบบนี้มักจะมีสำนักงานใหญ่เป็นศูนย์กลาง และกระจายการดำเนินงานไปยังหน่วยงานย่อยหรือพันธมิตรทางธุรกิจ

ข้อดีของโครงสร้างแบบนี้คือ มีความคล่องตัวสูง สามารถปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว และช่วยลดต้นทุนในการดำเนินงาน นอกจากนี้ยังสามารถเข้าถึงความเชี่ยวชาญเฉพาะทางจากภายนอกองค์กรได้ ข้อจำกัดคือ อาจมีความท้าทายในการควบคุมคุณภาพและรักษามาตรฐานการทำงาน และอาจเกิดความซับซ้อนในการบริหารความสัมพันธ์กับพันธมิตรภายนอก

6. โครงสร้างองค์กรแบบแมททริกซ์

โครงสร้างองค์กรแบบแมททริกซ์ (Matrix Structure) เป็นการผสมผสานระหว่างโครงสร้างตามฟังก์ชันงานและโครงสร้างตามหน่วยงาน โดยพนักงานจะรายงานต่อทั้งผู้จัดการตามสายงานหลัก และผู้จัดการโครงการหรือผลิตภัณฑ์ โครงสร้างแบบนี้ช่วยให้เกิดการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่มีประสิทธิภาพและเพิ่มความยืดหยุ่นในการจัดสรรทรัพยากร

ข้อดีคือ สามารถตอบสนองต่อความต้องการที่หลากหลายได้อย่างมีประสิทธิภาพ ส่งเสริมการทำงานร่วมกันระหว่างฝ่าย และช่วยพัฒนาทักษะการทำงานเป็นทีมของพนักงาน ข้อจำกัดคือ อาจเกิดความสับสนในการรายงานและความรับผิดชอบ เนื่องจากพนักงานต้องรายงานต่อผู้บังคับบัญชาหลายคน และอาจเกิดความสับสนในการจัดลำดับความสำคัญของงาน

7. โครงสร้างองค์กรแบบทีมงาน

โครงสร้างองค์กรแบบทีมงาน (Team-based Structure) เป็นรูปแบบที่มุ่งเน้นการทำงานเป็นทีม โดยแต่ละทีมจะมีความเป็นอิสระในการบริหารจัดการและตัดสินใจ ภายในทีมจะไม่มีการจัดลำดับชั้นที่ชัดเจน สมาชิกทุกคนมีสถานะเท่าเทียมกัน โครงสร้างแบบนี้ส่งเสริมการมีส่วนร่วมและความรับผิดชอบร่วมกันของสมาชิกในทีม

ข้อดีคือ เพิ่มความผูกพันและแรงจูงใจของพนักงาน ส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรม และเพิ่มความรวดเร็วในการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลง ข้อจำกัดคือ อาจมีความท้าทายในการประสานงานระหว่างทีม และอาจไม่เหมาะกับองค์กรที่ต้องการการควบคุมและมาตรฐานที่เข้มงวด

โครงสร้างองค์กรกับการทำงานของฝ่ายบุคคล

โครงสร้างองค์กรมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) เนื่องจากเป็นกรอบในการบริหารจัดการบุคลากรทั้งองค์กร ซึ่งฝ่าย HR สามารถใช้โครงสร้างองค์กรเป็นพื้นฐานในการวางแผนการจัดทำคำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) การกำหนดค่าตอบแทนและสวัสดิการ รวมถึงการวางแผนเส้นทางความก้าวหน้าในอาชีพของพนักงานได้

การมีโครงสร้างองค์กรที่ชัดเจนช่วยให้ฝ่าย HR สามารถวิเคราะห์ความต้องการเพิ่มจำนวนพนักงาน และกำหนดงบประมาณในการสรรหาและพัฒนาบุคลากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังช่วยในการประเมินผลการปฏิบัติงาน โดยมีเกณฑ์และตัวชี้วัดที่สอดคล้องกับบทบาทและความรับผิดชอบตามโครงสร้างองค์กร

ในปัจจุบัน เทคโนโลยีมีบทบาทสำคัญที่ช่วยให้ฝ่าย HR สามารถทำงานได้ง่ายขึ้น ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ที่มีโมดูลด้านทรัพยากรบุคคลช่วยในการจัดเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลพนักงาน ทำให้การบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลมีประสิทธิภาพมากขึ้น ระบบ ERP ช่วยให้ฝ่าย HR สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงในโครงสร้างองค์กร ปรับปรุงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว และมีข้อมูลที่เป็นปัจจุบันสำหรับการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์

นอกจากนี้ ระบบ ERP ยังช่วยในการออกรายงานและวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคล เช่น อัตราการลาออก ต้นทุนการจ้างงาน ประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งเป็นข้อมูลสำคัญที่ผู้บริหารสามารถนำไปใช้ในการปรับปรุงโครงสร้างองค์กรให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ช่วยให้องค์กรสามารถปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมทางธุรกิจได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

สรุป

ทำหน้าที่อะไร สำคัญต่อธุรกิจอย่างไรโครงสร้างองค์กรเป็นองค์ประกอบพื้นฐานที่สำคัญของทุกธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็กหรือใหญ่ การออกแบบโครงสร้างองค์กรที่เหมาะสมจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ช่วยให้สมาชิกในองค์กรสามารถมองเห็นภาพในบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบอย่างชัดเจนมากขึ้น และช่วยให้การทำงานประสบความสำเร็จตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ การนำระบบ ERP มาปรับใช้ในการบริหารโครงสร้างองค์กร จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความแม่นยำในการจัดการทรัพยากรบุคคล ทำให้องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากโครงสร้างองค์กรได้อย่างเต็มศักยภาพ ส่งผลให้ธุรกิจมีความได้เปรียบในการแข่งขันและเติบโตอย่างยั่งยืนในระยะยาว